Политика на поверителност
Въведение
Като всяко търговско дружество LIBREA SALES SRL обработва лични данни. Подходящата защита на личните данни е важна цел на LIBREA SALES SRL.
Тази политика има за цел да обобщи подхода на LIBREA SALES SRL като оператор по отношение на личните данни („Политика“) и е насочена към физически лица извън организацията, с с които LIBREA SALES SRL влиза в контакт, включително хора, интересуващи се от работа/позиция в LIBREA SALES SRL, клиенти на LIBREA SALES SRL, посетители на уебсайта на LIBREA SALES SRL, партньори или потенциални договорни партньори, както и договорни/законни представители и служители на партньорите или потенциални договорни партньори (всеки, който е наричан по-долу „вие" или „лице насочен").
Този документ цели по-конкретно да предостави следната информация:
- самоличността и данните за контакт на администратора на лични данни;
- данните за контакт на длъжностното лице по защита на личните данни в LIBREA SALES SRL;
- целите, за които личните данни се обработват от LIBREA SALES SRL, както и правното основание на обработването. Напълно възможно е не всички цели, споменати в тази Политика, да са подходящи за вас.
- ако обработването се основава на законните интереси на LIBREA SALES SRL, посочването на тези интереси;
- категориите обработвани лични данни;
- получатели или категории получатели на лични данни;
- ако е приложимо, намерението на LIBREA SALES SRL да прехвърли лични данни на трета държава или международна организация;
- срока, за който ще се съхраняват личните данни или критериите, използвани за определяне на този период;
- съществуването на вашето право да поискате от LIBREA SALES SRL достъп до лични данни, тяхното коригиране или изтриване, съществуването на правото на преносимост на данните, ограничаване на обработването, правото да се противопоставите на обработването, както и изключенията и ограниченията на тези права;
- съществуването на Вашето право да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването, извършено въз основа на съгласието преди неговото оттегляне, както и изключенията и ограниченията на това право;
- право на подаване на жалба до надзорен орган;
- дали предоставянето на лични данни представлява законово или договорно задължение или задължение, необходимо за сключването на договор, както и дали сте задължени да предоставите тези лични данни и какви са възможните последици от неспазването на това задължение;
- съществуването (ако е приложимо) на автоматизиран процес на вземане на решения, включително създаване на профили и, когато е приложимо, информация относно използваната логика, важността и очакваните последици от такава обработка за Вас.
1. Общи аспекти относно обработката на лични данни
1.1 Самоличност и данни за контакт на оператора
| Име | ЛИБРЕА СЕЙЛС ЕООД |
|---|---|
| Регистриран бизнес номер | J40/15071/2021 |
| Единен идентификационен код | RO44831168 |
| Адрес на седалището | Букурещ, Румъния, ул. Бурнитей № 24, офис А73, ет 1, разд. 3 |
| Адрес на работното място |
Букурещ, Румъния, ул. Бурнитей № 24, офис А73, ет 1, разд. 3 |
| контакт | hi@librea.ro |
1.2 Данни за контакт на длъжностното лице по защита на личните данни
За да улесни взаимодействието между LIBREA SALES SRL и Вас по отношение на областта на защита на личните данни, LIBREA SALES SRL определи лице, което има задължения в областта на защитата на личните данни (длъжностното лице по защита на личните данни, наричано по-долу " RPD”).
Данните за контакт на РУП са както следва:
- пощенски адрес: Букурещ, Румъния, ул. Бурнитей № 24, офис А73, ет 1, разд. 3
- електронна поща: hi@librea.ro
- телефонен номер: +40 729 904 904
2. Видове лични данни, които могат да бъдат обработвани от LIBREA SALES SRL
LIBREA SALES SRL може да обработва, в зависимост от ситуацията, (a) както лични данни, получени от вас, ( б) както и лични данни, които не са получени от вас (а от трети страни / от източници на трети страни).
Повечето от ситуациите, в които се обработват лични данни, са присъщи на икономическа дейност, други са напълно извън всякаква възможност за предотвратяване, като например получаване на имейл от трета страна, който включва верига от имейли (те, разбира се, съдържащи лични данни ).
Личната информация, която LIBREA SALES SRL може да обработва, може да включва, в зависимост от ситуацията:
- Информация за контакт, например вашия пощенски адрес, имейл адрес и телефонен номер(а) (личен или служебен), номер на факс, вашето име, потребителско име за Messenger (Yahoo, Skype и др.), идентификатор LinkedIn, лична уеб страница, компанията работите за;
- Информация за самоличност, например семейно положение, данни от свидетелства за раждане и брак, пълно име (включително бащино име или форма на адрес), дата и година на раждане, място на раждане, пол, снимка/изображение, глас, регистрационен номер на превозното средство , ЕГН код, серия и номер на паспорта, номер и срок на валидност на лична карта или друг подобен документ, подпис;
- Техническа информация, например информация, генерирана в резултат на използването на бисквитки, вашия достъп до нашите уебсайтове или приложения или във връзка с материалите и съобщенията, които ви изпращаме по електронен път (като вашия IP адрес или елементи, подобни на идентификация на електронни устройства, вида на използвания интернет браузър, вида на операционната система, използвана от вашето устройство, името на домейна на уебсайта, от който се осъществява връзката към уебсайта на LIBREA SALES SRL);
- Информация относно работното място и обучението: професия, сфера на професия/специализация, заемана длъжност на работното място, трудова история, брой работни часове, оценка на работното място, удостоверения за атестация, завършено обучение; серията/номера на разрешението/лиценза за практикуване; членство в асоциации/групи/съюзи; комисионна по резултати; информация за броя и разходите за пътуване;
- Финансова информация, например информация за плащане като доход, банкова сметка;
- Информация относно маркетингови предпочитания;
- Информация, свързана с процедурите за приемане на сътрудничества или нови партньори, включително финансова стабилност и аспекти на репутацията;
- Информация за историята на дадено лице, например информация от автобиографии (в допълнение към вече споменатите, интереси, хобита, умения), името на длъжността, заемана на други работни места; наемащото лице; отдела, в който е извършена работата; заплата и подробности за възнагражденията на други работни места; номер на визата (когато е приложимо); номер на разрешителното за работа (когато е приложимо); информация за лица за контакт при спешни/специални ситуации;
- Друга лична информация, предоставена ни от или от името на нашите договорни партньори или генерирана от нас в хода на нашите дейности и която може също да включва специални категории лични данни;
- Всякаква друга информация за вас, която можете да ни предоставите или която може да стигне до нас непряко, дори напълно независимо от подхода на LIBREA SALES SRL и която може да включва специални категории лични данни.
3. Цели и основания за обработване на личните данни
| # | цели | основания |
|---|---|---|
| 1 | Обработване на лични данни с цел предоставяне на одиторски и консултантски услуги |
|
| 2 | Обработване на лични данни с цел предоставяне на данъчни услуги |
|
| 3 | Обработване на лични данни с цел предоставяне на счетоводни услуги |
|
| 4 | Обработване на лични данни за целите на законово и процедурно спазване |
|
| 5 | Обработване на лични данни за целите на оценка на потенциални договорни партньори, включително обработване на лични данни на сътрудници/акционери, техни законни/условни представители |
|
| 6 | Обработка на лични данни за целите на директния маркетинг чрез методи, използващи електронни комуникационни услуги |
|
| 7 |
Обработването на лични данни за целите на извършване на дейности в онлайн среда, включително маркетинг и реклама (например провеждане на пазарни проучвания или конкурси, провеждани за Librea от доставчици на услуги трети страни) |
|
| 8 | Обработване на лични данни за целите на осъществяване на дейностите по отговор на съобщения и обслужване на клиенти |
|
| 9 | Обработване на лични данни за целите на връзки с обществеността (PR) и застъпничество |
|
| 10 | Обработване на лични данни за целите на социалната отговорност и социалния диалог (КСО), за създаване и поддържане на приятна работна среда, за организиране на събития с членове на семейството на служители |
|
| 11 | Обработка на лични данни за целите на набирането на персонал |
|
| 12 | Обработка на лични данни за финансови и счетоводни цели |
|
| 13 | Обработването на лични данни за логистични цели, съответно (i) за наблюдение / осигуряване на сигурността на хора / помещения / стоки чрез камери за видеонаблюдение или физическа охрана, в контекста на дейността на дружеството, (ii) за управление на входящи регистри- изходящи (регистратура) и куриер |
|
| 14 | Обработването на лични данни с цел поддръжка и развитие на ИТ инфраструктура и поддръжка на данни за улесняване на развитието, развитието и защитата на дейностите на LIBREA SALES SRL и неговите служители |
|
| 15 | Обработването на лични данни с цел поддръжка и развитие на ИТ инфраструктура и поддръжка на данни за улесняване на развитието, развитието и защитата на дейностите на LIBREA SALES SRL и неговите служители
|
|
| 16 | Обработване на лични данни с цел правна защита на LIBREA SALES SRL |
|
| 17 | Обработване на лични данни за целите на придобиване и продажба на активи и асоциации във връзка с активи |
|
| 18 | Обработване на лични данни за целите на груповите отношения |
|
4. Законни интереси на LIBREA SALES SRL
Както е посочено по-долу, по-голямата част от обработката на лични данни, извършвана от LIBREA SALES SRL в отношенията с лица извън компанията, се отнася до цели, основани на законни интереси.
Тези, според случая, включват:
- законен интерес от предоставяне на качествени услуги на нашите клиенти;
- легитимния интерес от популяризиране на услугите, марката и репутацията на LIBREA SALES SRL или на други лица (например свързани лица с LIBREA SALES SRL);
- легитимният интерес от развиване и осъществяване на ефективни отношения с договорни партньори;
- законният интерес от разработване и поддържане на модерна инфраструктура, включително на ИТ и комуникационно ниво, свързана с развитието на дейностите;
- законния интерес от поддържане на безопасността и сигурността на персонала, помещенията, стоките и свързаните с тях операции на LIBREA SALES SRL;
- легитимния интерес от упражняване на законови и договорни права и тяхната защита пред компетентните съдилища и органи;
- легитимния интерес от привличане и осигуряване на необходимата и квалифицирана работна сила за извършване на дейността на LIBREA SALES SRL;
- легитимния интерес от извършване на финансово-счетоводните операции, съответстващи на дейността на LIBREA SALES SRL;
- легитимния интерес от насърчаване на целите на LIBREA SALES SRL в рамките на сферата на дейност и в отношенията с властите и други съответни участници;
- легитимния интерес от получаване, проверка и разрешаване на уведомления, жалби, направени срещу дейността на LIBREA SALES SRL или свързани лица (напр. служители);
- легитимния интерес от осигуряване на функционалностите на уебсайта на LIBREA SALES SRL и популяризиране на дейността си чрез тях;
- легитимният интерес да развива и поддържа добри отношения с общността и да насърчава правилните ценности в обществото, да развива и поддържа приятна работна среда, да организира празнични/културни събирания на служителите на LIBREA SALES SRL и членовете на техните семейства;
- легитимният интерес на LIBREA SALES SRL да си сътрудничи с акционерите/други субекти в групата за обсъждане на всички важни аспекти, за да се идентифицират най-подходящите подходи;
- легитимният интерес на LIBREA SALES SRL да анализира и проследява операциите по покупка или продажба на активи във връзка с дейностите на LIBREA SALES SRL или с разработването на нови такива;
- с по-общ характер, законният интерес от безпроблемното развитие, развитие, защита и насърчаване на дейността му съобразно предмета на дейност;
- други легитимни интереси, произтичащи от проектите, преследвани от LIBREA SALES SRL и събитията, с които трябва да се справи в контекста на своите дейности.
5. Категориите на получателите
Категориите получатели на лични данни могат да включват:
- компетентните данъчни органи (напр. Националната агенция за данъчна администрация);
- други публични органи и институции (напр. Министерството на труда, Националния орган за защита на личните данни, Съвета по конкуренцията, Националната служба на търговския регистър, Националната агенция за кадастър и реклама на недвижими имоти, Електронен архив на недвижими имоти гаранции);
- външни консултанти в правната, техническата, ИТ сферата; съдебни изпълнители, нотариуси, преводачи; други консултанти или експерти, участващи в предоставяните от нас услуги или в други проекти, в които участваме;
- съдилища, органи за наказателно разследване, органи за обществен ред и национална сигурност;
- договорни партньори на LIBREA SALES SRL и неговите контрагенти; агенции за подбор на персонал; субекти, които предоставят услуги за сигурност, защита, наблюдение, намеса; субекти, с които LIBREA SALES SRL си сътрудничи, за да управлява/поддържа ИТ системи; субекти, извършващи дейност в областта на рекламата/PR;
- субекти, които предлагат услуги за връзки с обществеността, рекламни услуги, дизайн на информационни материали, организиране на събития; субекти, които предоставят услуги за проектиране, изпълнение и анализ на маркетингови кампании; субекти/услуги, които включват социални мрежи, както и субекти, които управляват комуникационни акаунти и платформи на LIBREA SALES SRL; субекти, които предлагат услуги по ИТ дизайн, администрация, поддръжка на уебсайтове LIBREA SALES SRL; субекти, които предоставят услуги за извършване на обаждания/предаване на sms, управление на имейли и съобщения, изпратени за LIBREA SALES SRL или комуникационни услуги в отговор на имейли и съобщения;
- лицата, засегнати от кореспонденцията, получена от LIBREA SALES SRL или други лица, участващи в проектите, за които е разменена кореспонденцията;
- други договорни партньори и техните контрагенти, както и компании за кетъринг или компании, участващи в организирането на събития или изпращането на покани или други комуникации;
- групови субекти и свързани субекти;
- субекти, участващи в (потенциално) придобиване/продажба на активи и/или свързано с активи асоцииране, сливане, поглъщане, разделяне.
6. Трансфер на лични данни
От общ характер LIBREA SALES SRL не предвижда никакво прехвърляне към трети страни извън Европейския съюз или извън Европейското икономическо пространство.
В определени случаи личните данни, обработвани в контекста на одиторски и консултантски дейности, могат понякога да бъдат прехвърляни извън Румъния в различни ситуации, например: (i) в случай на отчитане съгласно Международните стандарти за финансово отчитане (МСФО) или стандартите на GAAP на Съединените щати; ii) в случай на помощ, предоставена на чуждестранни физически лица и експати; (iii) в случай на потенциални продажби или покупки на активи с участието на страни или консултанти извън страната; (iv) в ситуация на групови отношения на компании.
В конкретни случаи, когато се предават лични данни, те са пропорционални на съответната цел и нужди, като в необходимата степен се приемат лични данни на лицата, участващи пряко или непряко в съответните дейности.
В същото време LIBREA SALES SRL отчита спазването на приложимия правен режим, така че при липса на решение, признаващо адекватността на защитата чрез решение на Европейската комисия, такива прехвърляния се извършват въз основа на стандартни клаузи относно защитата на личните данни, приети от Европейската комисия, въз основа на задължителни корпоративни правила или други основания (напр. вашето съгласие).
7. Период на съхранение
Вашите лични данни могат да бъдат съхранявани за периоди, определени съгласно следните критерии: (i) периодите, предвидени от специфично законодателство (като например счетоводно законодателство или закон за националните архиви); (ii) максималните срокове, в които могат да бъдат привлечени аспекти на правна отговорност към LIBREA SALES SRL или от LIBREA SALES SRL; (iii) докато не упражните право, което предотвратява или ограничава обработването от LIBREA SALES SRL на (определени) лични данни; (iv) продължителността, необходима от практическа гледна точка след изтичане на законовите или законовите срокове за анонимизиране или ефективно премахване, като се имат предвид трудностите при идентифициране на момента на събиране на някои данни; (v) продължителността на договорните отношения.
В случай, че бъдат предприети съответни правни действия, е възможно LIBREA SALES SRL да продължи да обработва лични данни през допълнителни периоди, в зависимост от нуждите (съответно до приключване на съответните процедури, свързани със съответните действия и до изтичане на съответните давностни периоди) и само доколкото е необходимо.
В конкретната ситуация на обработка на данни за целите на набирането на персонал, LIBREA SALES SRL споменава, че личните данни на кандидатите не се съхраняват само по време на процеса на подбор; ако кандидатът не бъде приет, LIBREA SALES SRL ще запази личните данни, включени в автобиографията, за бъдещо набиране на персонал за период от 1 година от края на годината, в която е приключил процесът на подбор.
LIBREA SALES SRL следва минималистичен подход към обработката, включително съхранението, на лични данни, с цел от време на време да оценява практическите възможности и рискове от изтриване, анонимизиране или подобни мерки по отношение на личните данни, обработвани лично, обикновено през януари-февруари на всяка година.
8. Правата и границите на правата, които имат субектите на данни
Като субект на данни вие имате правата, предоставени от приложимото законодателство, до степента, описана в него и посочена по-долу.
Ако исканията от субект на данни са очевидно неоснователни или прекомерни, LIBREA SALES SRL може или да наложи разумна такса, или да откаже да изпълни искането.
Освен това, ако LIBREA SALES SRL има основателни съмнения относно самоличността на физическото лице, което подава искане за упражняване на права, може да поиска предоставянето на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на съответното лице.
От общ характер правата може да имат граници, основани на законодателството на Европейския съюз или вътрешното право; такива ограничения могат да имат за цел да гарантират: а) национална сигурност; б) защита; в) обществена сигурност; г) предотвратяване, разследване, разкриване или наказателно преследване на престъпления или изпълнение на наказателни санкции, включително защита срещу заплахи за обществената сигурност и тяхното предотвратяване; д) други важни цели от общ обществен интерес на Европейския съюз или държава-членка, по-специално важен икономически или финансов интерес на Европейския съюз или държава-членка, включително в паричната, бюджетната и фискалната област и в областта на обществените здравно и социално осигуряване; е) защита на съдебната независимост и съдебните производства; ж) предотвратяване, разследване, откриване и преследване на етични нарушения в случай на регулирани професии; з) функцията за наблюдение, инспекция или регулиране, свързана, дори и понякога, с упражняването на официални правомощия; i) защита на субекта на данните или правата и свободите на други лица; й) изпълнение на гражданскоправни искове.
8.1. Право на достъп на субекта на данните
Правото на получаване на копие от личните данни, които са обект на обработване, не засяга правата и свободите на други лица.
8.2. Право на коригиране на лични данни
8.3. Право на изтриване („право да бъдеш забравен“)
Правото на изтриване на данни има следните ограничения: а) наличието на друго правно основание за обработване на лични данни, различно от съгласието; б) наличието на законни основания на LIBREA SALES SRL, които преобладават по отношение на обработването на лични данни; в) ако обработването на лични данни включва упражняване на правото на свободно изразяване и информация; г) ако обработването на лични данни включва спазване на правно задължение или изпълнение на задача, изпълнявана в обществен интерес или при упражняване на официални правомощия; д) по причини от обществен интерес в областта на общественото здраве; е) за архивиране в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели; ж) ако обработването на лични данни включва установяване, упражняване или защита на право в съда.
8.4. Право на ограничаване на обработката, само в следните случаи:
а) субектът на данните оспорва точността на данните за период, който позволява на оператора да провери точността на данните; (б) обработването е незаконосъобразно и субектът на данните възразява срещу изтриването на личните данни, като вместо това иска ограничаване на използването им; (в) операторът не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но субектът на данните ги изисква за установяване, упражняване или защита на право по съдебен ред; или d) субектът на данните е възразил срещу обработването в съответствие с член 21, параграф (1) от GDPR, за периода от време, в който се проверява дали законните права на оператора имат предимство пред тези на субекта на данните.
8.5. Право на преносимост на данните
Правото на преносимост на данните се прилага, ако кумулативно: а) обработката се основава на съгласие или договор и б) обработката се извършва с автоматизирани средства.
8.6. Правото на опозиция
По принцип правото на възражение се прилага, ако обработването се основава на легитимен интерес или на основание, представено от необходимостта от обработване за изпълнение на задача, която служи на обществен интерес или при упражняване на прерогатив на обществен мощност.
Правото на възражение не се прилага, ако LIBREA SALES SRL докаже, че има законни и убедителни причини, които оправдават обработването и които надделяват над интересите, правата и свободите на субекта на данните или че целта се отнася до установяването, упражняването или защитата на право в съда.
8.7. Право на подаване на жалба до надзорен орган
В Румъния надзорният орган е Националният надзорен орган за обработка на лични данни.
8.8. Право на оттегляне на съгласието
Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването, извършено въз основа на съгласието преди неговото оттегляне или обработването се извършва на друго основание (т.е. легитимен интерес).